Bagaimana Ciri Surat Dinas Dari Segi Bentuk

Sobat Edmodo, Kenali Ciri Surat Dinas Melalui Bentuknya

Surat dinas merupakan salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk keperluan administrasi dan bisnis. Keberadaannya sangat penting dalam menjalin hubungan antara instansi pemerintahan, perusahaan, dan lembaga lainnya. Hal tersebut menjadikan wajar jika banyak orang yang ingin tahu tentang ciri-ciri surat dinas dalam segi bentuk. Yuk, simak ulasan lengkapnya di bawah ini!

Kelebihan Ciri Surat Dinas Dari Segi Bentuk

Adapun kelebihan dari ciri surat dinas dari segi bentuk antara lain:

1. Memberikan kesan formal dan resmi. Bentuk surat dinas yang tertata rapi dan menarik akan membuat surat tersebut terlihat lebih serius dan dipandang dengan posisi yang lebih penting.
2. Mendukung kepercayaan dan kredibilitas. Surat dinas dengan bentuk yang benar dan tepat akan meningkatkan kepercayaan pembaca dan memperkuat kredibilitas pengirimnya.
3. Mempermudah pengarsipan. Surat dinas yang bentuknya sudah sesuai standar akan memudahkan saat pengarsipan dan pencarian pada waktu yang akan datang.
4. Memiliki ketentuan dan aturan yang dapat diatur sesuai dengan jenis surat yang hendak dikirimkan.
5. Meningkatkan profesionalitas. Surat dinas dengan bentuk yang jelas dan benar akan meningkatkan profesionalitas sebuah perusahaan atau instansi.
6. Mempermudah pembacaan. Bentuk surat dinas yang jelas dan mudah dipahami akan mempermudah pembacaan dan menghindari tafsir bermakna ganda.
7. Menunjukkan etika dan tata bahasa yang benar dalam penulisan surat resmi.

Kekurangan Ciri Surat Dinas Dari Segi Bentuk

Namun demikian, penggunaan surat dinas dari segi bentuk juga memiliki kekurangan-kekurangan, yaitu:

1. Memakan waktu untuk membuatnya. Penggunaan surat dinas yang memiliki pola bentuk dan seragam akan memakan waktu yang cukup dalam pembuatannya.
2. Dapat menimbulkan kerancuan dalam menyusun konten. Kadangkala, pembuatan surat dinas yang terlalu mengedepankan bentuk bisa mengesampingkan isi surat sehingga konten surat menjadi kurang jelas.
3. Dapat menimbulkan kesan kaku dan berlebihan. Bentuk surat dinas yang terlalu kaku dan berlebihan dapat memberikan kesan yang tidak mengikuti perkembangan zaman.

Ciri-ciri Surat Dinas Dari Segi Bentuk

Agar lebih memahami ciri-ciri surat dinas dari segi bentuk, simak keterangan berikut:

FAQ Tentang Ciri Surat Dinas Dari Segi Bentuk

1. Apa itu surat dinas?

Surat dinas merupakan bentuk surat yang digunakan sebagai sarana komunikasi resmi antara pihak-pihak tertentu. Penggunaannya biasanya diperuntukkan dalam lingkup pemerintahan, instansi, dan perusahaan.

2. Apa fungsi surat dinas?

Fungsi surat dinas adalah sebagai media komunikasi resmi dan dokumentasi antar instansi, perusahaan, dan lembaga lainnya. Selain itu, surat dinas juga mempermudah dalam pengarsipan dan pencarian informasi pada waktu yang akan datang.

3. Kenapa surat dinas harus memperhatikan ciri dari segi bentuk?

Hal tersebut dikarenakan bentuk surat yang sesuai standar akan memberikan kesan formal dan resmi, mempermudah pembacaan, meningkatkan profesionalitas, dan mempermudah pengarsipan.

4. Mengapa penting menggunakan font yang sesuai?

Font yang tidak sesuai dapat mengganggu keterbacaan dan menimbulkan kesan yang kurang baik, sehingga terlihat tidak serius.

5. Apa maksud spasi 1,5 antara baris?

Spasi 1,5 antara baris dimaksudkan agar keterbacaan menjadi lebih nyaman, menyeimbangkan antara penggunaan kertas dengan kemudahan membaca, dan tidak terlalu sering mengganti kertas.

6. Apa yang dimaksud dengan margin?

Margin adalah jarak antara tulisan dengan bagian tepi kertas, baik di sebelah kiri, kanan, atas, dan bawah. Kegunaannya adalah untuk memudahkan saat mengikat dan mencetak surat.

7. Apa yang harus dilakukan jika margin sudah digunakan sebatas kemampuan kertas?

Jika margin sudah habis digunakan, maka bisa dilakukan dengan memperkecil ukuran font dalam surat atau memilih kertas dengan ukuran yang lebih besar.

8. Mengapa harus memberikan penomoran halaman?

Penomoran halaman bertujuan untuk memudahkan pembaca mengetahui jumlah halaman surat dan mempermudah dalam pencarian informasi jika terdapat beberapa teks pada sebuah surat.

9. Apa fungsi dari header dan footer?

Header dan footer bertujuan untuk memberikan informasi tentang identitas pengirim, nomor surat, nomor telepon, alamat email, dan informasi tambahan penting lainnya.

10. Mengapa harus memberikan tempat kosong untuk tanda tangan dan identitas pengirim surat?

Hal tersebut dikarenakan tanda tangan dan identitas pengirim adalah bagian penting pada surat dinas yang perlu diletakkan pada tempat yang mudah dicari dan dilihat.

11. Apa bentuk surat dinas yang paling umum digunakan?

Surat dinas yang paling umum digunakan adalah surat dinas biasa dan surat dinas elektronik atau email.

12. Apakah ciri berbeda antara surat dinas biasa dan email?

Ya, ciri antara surat dinas biasa dan email dapat berbeda terutama pada tata letak dan format penulisan. Pada email, biasanya tidak dipergunakan dengan bentuk template dan format yang dibuat lebih sederhana.

13. Apakah format surat dinas harus sama di semua instansi?

Tidak selalu sama, meskipun demikian, sebagian besar format surat dinas yang digunakan oleh instansi pemerintah memiliki kecenderungan yang sama. Adapun instansi swasta mengikuti aturan aturan yang telah dibuat oleh lembaga atau perusahaannya masing-masing.

Kesimpulan

Dalam menyusun surat dinas, penggunaan aturan dan ciri-ciri yang benar sangatlah penting. Hal tersebut dapat meningkatkan kepercayaan, profesionalitas, dan kepercayaan sebuah instansi, perusahaan, atau lembaga lainnya. Meskipun pembuatan surat dinas dengan format yang benar memakan waktu yang cukup lama, namun pada akhirnya akan menjadi investasi jangka panjang yang sangat berharga.

Action Plan

Gunakan aturan dan ciri-ciri surat dinas dari segi bentuk yang benar dalam menyusun surat dinas secara berkala. Dengan demikian, maka praktek penggunaan surat dinas akan terbiasa dan memudahkan dalam penggunaan surat berikutnya.

Kata Penutup

Demikianlah artikel tentang “Bagaimana Ciri Surat Dinas Dari Segi Bentuk”. Tertarik mempelajari hal-hal lainnya seputar tips dan trik dalam dunia bisnis, administrasi, dan pemerintahan? Tetap ikuti terus website kami untuk mendapatkan informasi terbaru sesuai dengan kebutuhan kalian, Sobat Edmodo.